Di bulan April 2022, gw sekeluarga berencana untuk apply visa turis Schengen untuk tujuan ke Jerman di bulan September 2022. Sayangnya, meskipun beberapa negara Schengen lain udah buka aplikasi untuk visa turis, Jerman termasuk yang masih tutup dan baru buka untuk beberapa kategori aja (per April 2022).

Setelah browsing dan tanya sana sini, akhirnya ada salah satu solusi: apply lewat negara Schengen lainnya. Tadinya agak khawatir apa ini pilihan yang tepat apa nggak, mengingat ada beberapa blog yang bilang kalo mau apply lewat negara lain minimal negara lain itu jadi tujuan pertama atau jadi negara yang paling lama dikunjungi selama trip. Tapi dua blog berikut memperkuat alasan untuk tetap coba aja: satu dari web Atlys ini, satu lagi dari blog Mas Ismail Sunni ini. Ditambah beberapa suggestion dari teman yang punya usaha travel agent dan yang baru aja apply visa Schengen (you know who your are hehe).

“As a general rule, you may cross any Schengen border with a visa issued by any Schengen country.”

European Union External Action

Kenapa Denmark? Karena dari seabrek negara Schengen yang udah buka aplikasi buat visa turis, Denmark yang slotnya paling deket dan nggak pake tunggu lama. Yang lainnya ada yang tunggu sampe 1-2 bulan. Menurut gw biar bisa cepet peace of mind, ya cari yang paling cepet aja.

Langkah selanjutnya, gw pastiin dulu semua dokumen buat keperluan pengajuan visa lengkap, baru proses sama pengajuan online dan via VFS-nya. Mengacu ke laman ‘documents required’ untuk pengajuan visa Denmark, gw list down di bawah ini dengan keterangan masing-masing ya:

1. Application form duly completed and signed by the applicant. For children under the age of 18 years old, application form must also be signed by both parents. (—form diisi digital pas pengajuan di web Kemenlu Denmark, di-print, di-ttd)
2. One recent color photo (size 35mmx45mm with white or very light background) and the head measuring 70 – 80% of the photo. (—pas foto yang diambil max 6 bulan lalu, foto studio biasanya paham kok tinggal bilang visa Schengen, bisa foto di photobox di VFS kalo darurat)
3. Valid passport (valid for at least 3 months beyond the last day of the intended stay in the Schengen area). (—cukup jelas ya, jangan sampe paspor mau mepet abis)
4. 1 Copy of passport’s bio-data page and address page. For non-Indonesians, please provide a copy of residence permit in Indonesia (KITAS/KIMS/KITAP) with validity of minimum 6 months. (—ini gw copy halaman depan, halaman paling belakang, sama halaman yang nama lain kalo misalnya ada yang nama paspor beda sama nama KTP)
5. Copy of pages with changes/endorsements, pages with previous or valid visas to the Schengen area, UK, USA, Canada, and Australia issued for the past 3 years. (—semua visa yang dikeluarin buat negara-negara tsb di 3 taun terakhir, dicopy juga kalo ada)
6. Employment letter stating the applicant’s job function and duration of employment. If the applicant is self-employed or owns a company, the company registration (i.e. SIUP, TDP, NPWP) must be included as confirmation to the effect that the applicant has been granted leave for the period corresponding to the stay in Schengen and is expected to report back on duty. (—karena gw dan istri sama-sama agen asuransi, gw siapin bukti potong pajak berdua di 3 bulan terakhir)
7. Recent personal/sponsor bank statement and/or copy of balance over the last three months. Sponsor letter must also be submitted if financial means is provided by sponsor. Copy of personal credit card may also be presented as supportive documentation for proof of financial means. (—yang ini gw pake pdf hasil download statement bulanan dari bank digital)
8. Copy of Family Card, Marriage Certificate and Birth Certificate. (—cukup jelas ya: KK, akta kawin, akta lahir)
9. Original or copy print-out of confirmed flight-booking from travel agent/airline. It should prove that the stay in the Schengen area does not exceed 90 days. The Embassy strongly advises all applicants not to buy their ticket before the Embassy has confirmed that their visa will be issued. Please note that upon collection of the visa you may be required to show the original ticket/e-ticket. (—flight booking ini bisa beda lho ya dengan flight ticket, nanti gw akan ceritain di bawah)
10. Copy of confirmed hotel voucher/hotel reservation for the whole period of stay, in case of stay in a hotel. (—bisa booking page dari web macem Agoda sampe Airbnb)
11. Copy of Travel Medical Insurance (TMI) (—ini banyak banget opsinya bisa dibeli online)

Tahap 1: Isi Form Online + Bayar Visa

Form ini ada di web Kemenlu Denmark, kalo di list yang ada di atas ada di yang #1. Diisi selengkapnya, sesuai dengan data diri dan beberapa detail seputar itinerary. Untuk yang bepergian dengan grup/keluarga, bisa dibuat supaya aplikasinya grouping jadi satu. Tetep mesti masukin data per applicant, bedanya pembayarannya ntar jadi satu.

Setelah diisi lengkap, akan diminta untuk pembayaran visa. Waktu itu gw coba pake credit card berkali-kali gagal, akhirnya berhasil malah pas pake Kartu Debit BCA. Setelah selesai akan ada bukti pembayaran untuk diprint dan kita bisa print aplikasi yang udah lengkap untuk jadi cover letter pengajuan aplikasi kita pas ke VFS nanti.

Untuk biaya visa yang dibayar langsung di web Kemenlu Denmark ini totalnya hampir 1,3juta per orang. Untuk anak di bawah umur 6 tahun masih GRATIS.

Tahap 2: Buat appointment di VFS Denmark

Setelah cover letter dan bukti pembayaran visa udah ada, langsung deh cari slot appointment di VFS Denmark. Gw waktu itu cukup beruntung karena ketemu jadwal yang cuma selisih seminggu dari waktu cari jadwal. Appointment bisa dibuat di sini, nanti akan ditanya mau tambahan layanan apa aja yang mau dipake. Gak ada payment apa-apa di sini.

Tahap 3: Datang ke VFS

Kami datang tepat waktu sesuai appointment di VFS yang ada di Kuningan City. Ada 2 lantai, yang Schengen countries yang kalo gak salah di lantai 3, yang Inggris di lantai 4. Prosedur masuknya ketat tapi nggak ribet, stroller pun dibolehin masuk.

Kami antri lumayan lama hampir sejam lebih, ternyata karena nomor antrian kita gak masuk ke sistemnya yang ada di counter, kita baru ngeh pas nomor kita kok kelongkap nggak kepanggil, pas abis lapor ke counter langsung diselipin jadinya.

Semua dokumen lengkap sesuai list di atas langsung disetorin di counter, kurang lebih cuma ada highlight di 3 poin ini:

1. Bagian employment letter. Gw nggak bikin karena agen asuransi memang secara struktur nggak kerja di kantor head office, akhirnya gw pun tunjukin bukti potong pajak bulanan dari Prudential untuk proof kalo dapet income yang commission based. Ternyata ini aja belum cukup, jadi counternya ngasih selembar kertas untuk bikin statement letter yang ditulis tangan. Kata petugasnya sebaiknya Bahasa Inggris. Akhirnya bikin deh statement kalo agen asuransi nggak ada employment letter spesifik dan juga payslip, dan pake bukti potong pajak buat proof. Berasa lagi ngerjain writing test TOEFL/IELTS hehehehe.
2. Berkas pendukung harus dicopy sebanyak applicant. Gw waktu itu cuma copy 1 rangkap aja karena gw pikir group jadi satu, tapi ternyata harus dicopy masing-masing per applicant macem rekening, booking akomodasi, dll. Untungnya di area depan VFS emang ada jasa fotokopi.
3. Pembayaran cuma bisa cash. Kami bertiga total kena biaya 882ribu. Sejujurnya agak lupa ini biaya berdua apa bertiga, karena struk pembayarannya udah ilang. Tapi anggeplah ini biaya jasa VFS + biaya notif + kurir untuk anter paspor itungannya per orang, berarti 294ribu per orang. Nggak bawa cash? Boleh izin ke ATM dulu kok yang ada di Kuningan City.

Setelah dokumen selesai disubmit, langsung dilanjut sama ambil biometrik dan foto. Selesai dari situ tinggal pulang dan tunggu kabar hasil pengajuan visanya.

Tahap 4: Visa terbit dan paspor dikirim ke rumah

Setiap ada progress, ada notif email yang masuk dari VFS. Gw inget pengajuan di hari Rabu siang, hari Kamis ada info kalo paspornya udah di Kedubes Denmark, eh Jumat sore udah dapet kabar kalo visanya udah terbit. Cukup 2 hari kerja aja berarti prosesnya! Nggak pake lama, pas paspornya udah balik ke VFS lagi langsung mereka kirim pake kurir yang next day. Pas ngecek di paspornya, visanya approve yang waktunya cukup tight sama itinerary yang diajuin. No problem lah ya yang penting bisa berangkat.

Tips lainnya

Ada beberapa tips buat temen-temen yang mempertimbangkan untuk apply visa Schengen di negara yang bukan tujuan utama ataupun destinasi pertama trip-nya:

1. Itinerary. Kalo tau mau apply via negara yang bukan tujuan utamanya, mesti ada effort sedikit lah ya untuk ngeset itinerary yang sesuai dengan negara yang kita mau apply. Misal: diadjust jadi mendarat di negara tsb atau stay lebih lama di situ, jangan males ya.
2. Tiket pesawat. Urusan tiket pesawat ini pasti dilematis, di satu sisi mungkin ada yang udah beli tapi mesti apply dari negara yang beda sama tiket yang udah dibeli, mungkin juga ada yang mau make sure visa keluar dulu baru beli. Kalo beli tiket pesawatnya via travel agent, biasanya mereka mau bikinin bookingan sementara dulu. Tapi kalo cari yang online, ada juga kok. Googling pasti nemu, tapi jangan lupa cek dulu review-reviewnya. Biasanya mereka charge dikit untuk bisa keluarin bookingan tiket beneran, jangan kegocek sama yang gratisan yang biasanya cuma dummy ticket generator doang ya.
3. Akomodasi. Banyak kok pilihan untuk bisa reserve dulu dan nanti ada free cancellation di Agoda, Booking.com, dll. Silakan dicoba-coba aja yang cocok.
4. Ikutin semua persyaratan pengajuan visanya. Sebisa mungkin dilengkapi sesuai permintaan, makin lengkap makin lancar kok.

Semoga tipsnya bermanfaat ya. Tadinya sempet deg-degan juga soalnya ini pertama kali apply visa sebagai agen asuransi full time, eh tapi ternyata lancar-lancar aja lho. Puji Tuhan! 😊